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In unserem Future Office Lab Konzept können sich Unternehmen, Institute und Interessierte auf verschiedene Aspekte der modernen agilen Arbeitswelt konzentrieren, wie zum Beispiel:
Im Vordergrund stehen bei uns die drei Elemente:
Neue Technologien am Arbeitsplatz: Testen und Integrieren modernster Technologien wie Augmented Reality, Virtual Reality, künstliche Intelligenz und IoT-Geräte (Internet of Things), um die Effizienz und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu verbessern.
0.1 Erstkontakt
Erster Austausch und erstes Kennenlernen.
0.2 Follow-up-Gespräche
Folgetermin durch WEMA + ggf. mit Henning N. zwecks inhaltlicher Themen. Kunde stellt Projektansatz & Erwartungshaltung über Inhalte einer Zusammenarbeit vor.
0.3 Budgeterstellung
1.1 Aufschlussgespräche
Führen von Aufschlussgesprächen.
1.2 Auftakt Workshop
Durchführung eines Auftakt Workshops mit den Haupt-Steakholdern.
1.3 Projektvorbereitungen
Begleitung und Hilfestellungen zur Projektvorbereitung.
1.4 Befähigung Projektmitarbenden
Flächen-Team und Nutzervertreter:innen mit Konzepten und Ideen moderner Arbeitsflächengestaltung bekannt machen.
2.1 Analyse der heutigen Arbeit
Verstehen, wie Arbeit im UN funktioniert. Ableitung der Anforderungen an die neuen Flächen.
2.1.1 Vorbereitung der Analyse-Phase
2.1.2 Abfragen und Sammeln von Input
2.1.3 Analyse-Workshop
2.2 Entwicklung von Zukunftsbildern
Herausfinden, was Arbeit im UN besser machen würde. Auseinandersetzung mit verschiedenen Ideen und Konzepten der neuen Arbeitsflächen.
2.2.1 Vorbereitung der Ideen-Phase
2.2.2 Entdecken und generieren von Zukunftsbildern
2.2.3 Zukunftsbilder Workshop
2.3 Konzeptentwicklung
Verarbeitung der Erkenntnisse aus der Analyse- & Ideen-Phase zu einem Flächenprogramm und zu einem Grundrissmodell.
2.3.1 Vorbereitung des Konzept-Workshops
2.3.2 Konzeptworkshop
2.4 Befähigung Projektmitarbenden
Einholen & Verarbeiten von Feedback zum Grundrissmodell, Abstimmung mit Ermöglichen:Innen und schlussendlich Freigabe durch Entscheidet:Innen
3.1 Gestaltung
Analyse der Erkenntnisse aus den Workshops/Bewertung der Betriebsorganisation und KPI (u.a. Organigramm, Planzahlen Persona, Sharing-Quoten) Bewertung der Grundrisse (technisch – Abstimmung Architekten, Planer, TGA) Erstellung eines Moos-Boards zur ersten Orientierung hinsichtlich des Gestaltungsspielraums- & Farbkonzeptes. Referenzbesuche.
3.2 Planung
Gestaltung der Grundrisse (Bodenkonzept)
Flächenkonzept in 2D und Bewertung mit dem Kunden
Sonderbau- & Küchen
Beleuchtungskonzepte & Lichtplanung
Akustik-Berechnung
3D Ansichten und virtuelle Rundgänge
3.3 Bemusterung
Muster / Produkte zum Test
Pilotfläche oder Bemusterungsraum
Stoffe nd Materialien (Auswahl & Festlegung)
Abstimmung mit der CI und Farbkonzept aus der Hood-Phase
Budget erstellen und Freigabe
4.1 Umsetzungsmanagement & Umsetzung
Altmöbelverwertung
Bestandsmöbelintegration
Zeitplan/ Abwicklung und Liefertermine festlegen
Koordination mit Gewerken und externen Partnern
Abstimmungstermine mit IT, FM und Architekten
Baustellenbesichtigung und Einrichtung (Aushänge, Fahrstuhl verkleiden, usw.)
Ablaufplan erstellen und an alle Beteiligten kommunizieren
4.2 Lieferung & Montage
Aushang der Flächenpläne und Raumansichten
Instruktion der Montage-Teams
Vertragen, Montieren und technische Prüfung der gelieferten Möbel
Entsorgung Verpackungsmaterial
Begehnung und Abnahme der Inneneinrichtung
Reklamationsbearbeitung
5.1 Einweisung und Coaching
Onboarding-Handbücher für die Mitarbeiter
Bedienungsanleitungen für die Produkte (digital)
Persönliche Einweisung (z. B. der Bürodrehstühle)
Flächen-Rundgang (Nutzung der Flächen und Räume)
5.2 Feedback & Bewertung
Interviews mit den Abteilungen / Nutzenargumentation
Fragerunde – was funktioniert gut, welche Flächen und Räume werden noch nicht effizient und richtig genutzt?
ggf. Führungskräfte – zwecks Vorleben abholen
Frage-Tool für Mitarbeiter (neutral)
Es ist erwähnenswert, dass das Konzept unseres Future Office Labs je nach Organisation oder Einrichtung, die es umsetzt, variieren kann.
Während sich die Arbeitsplatzlandschaft weiterentwickelt, könnten die im Future Office Lab entwickelten Ideen und Innovationen in den kommenden Jahren eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung unserer Arbeitsweise und der Büroräume, in denen wir leben, spielen.
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